Форматування числових значень

Форматування чисел, що зберігаються в комірках, означає тільки зміну їх зовнішнього вигляду. В Excel є безліч можливостей, що дозволяють змінювати вигляд вмісту комірок. Нижче розглядаються способи швидкого форматування робочих аркушів.

Порада

Пам'ятайте, що форматування можна застосувати тільки до виділеної комірки чи до діапазону комірок. Тому, перш ніж форматувати клітинки, виділіть їх. Також слід пам'ятати, що зміна формату представлення чисел не впливає на значення, що зберігається в комірці. Форматування чисел впливає тільки на подання чисел.

Після введення числові значення, як правило, ніяк не відформатовані. Іншими словами, вони просто складаються з послідовності цифр. Числа слід форматувати так, щоб вони легко читалися і були узгоджені за кількістю десяткових розрядів.

На рис. 2.8 показані два стовпці чисел. Числа в першому стовпці ніяк не відформатовано. У другому стовпці комірки відформатовані так, щоб числові значення легко читалися. У третьому стовпці наведено назви застосованих форматів.

 

Рис. 2.8. Невідформатовані і відформатовані числові значення

Порада

Якщо ви перемістите табличний курсор в комірку з відформатованим числовим значенням, то виявите, що в рядку формул з'явиться числове значення в невідформатованому вигляді. Так відбувається тому, що форматування впливає тільки на спосіб відображення числового значення в комірці, а не на саме значення.

Автоматичне форматування чисел

Деякі операції форматування програма Excel здатна виконувати автоматично. Наприклад, якщо ви вводите в клітинку 12,2%, то програма знає, що ви хочете використовувати відсотковий формат, і застосовує його автоматично. Аналогічно, якщо ви використовуєте пробіл для відділення в числах тисяч від сотень (наприклад, 123 456), Excel застосовує форматування з цим роздільником груп розрядів автоматично. А якщо ви ставите після числового значення знак грошової одиниці, встановлений за замовчуванням, наприклад $., То до даної комірки буде застосований грошовий формат.

Порада

Excel дозволяє легко вводити в комірки числові значення у відсотковому форматі. Якщо комірка відформатована із застосуванням цього формату, то можна вводити в комірку числа в звичайному вигляді і вони будуть сприйматися Excel як значення відсотків (наприклад, введіть 12,5 для 12,5%). При введенні значень, що не перевищують 1%, потрібно значення випередити нулем (наприклад, введіть 0,52 для 0,52%). Якщо така властивість відсоткового формату не працює (або якщо, навпаки, ви хочете її відключити), відкрийте діалогове вікно Параметры Excel, перейдіть на вкладку Дополнительно та встановіть (чи зніміть) прапорець Автоматический ввод процентов.

Форматування чисел за допомогою стрічкових команд

У групі Число стрічкової вкладки Главная знаходиться кілька кнопок, що дозволяють швидко застосувати найпоширеніші формати чисел (рис. 2.9).

Список, що розкривається Числовий формат, розташований в цій групі команд, містить одинадцять форматів.

Додаткові опції включають  Фінансовий числовий формат (для вибору грошового формату), кнопки Процентний формат і Формат з роздільниками. Ця група також містить одну кнопку, призначену для збільшення кількості цифр після коми, і іншу кнопку для зменшення кількості цифр після коми.

Якщо вибрати один з цих форматів, то він відразу буде застосований до активної комірки. Можна також виділити діапазон комірок (або навіть весь рядок або стовпець робочого листа), а потім вибрати один з форматів. Якщо виділено кілька комірок, то числовий формат буде застосований до всіх виділених клітинок.

Рис. 2.9. Команди форматування групи Число вкладки Гпавная

Форматування чисел з використанням комбінацій клавіш

Задати формати чисел можна за допомогою комбінації клавіш. У табл. 2.1 наведені комбінації клавіш, які використовуються при форматуванні чисел для виділеної комірки або діапазону комірок. Зверніть увагу на те, що клавіші <Ctrl> і <Shift> розміщені на клавіатурі поруч в нижньому лівому кутку.

Таблиця 2.1. Комбінації клавіш для форматування чисел

 Комбінація клавіш  Формат
 <Ctrl+Shift+~>  Загальний числовий формат (тобто невідформатовані значення)
 <Ctrl+Shift+$>  Грошовий формат з двома знаками після коми (від'ємні числа записуються в дужках)
 <Ctrl+Shift+%>  Процентний формат без десяткових розрядів після коми
 <Ctrl+Shift+^>  Експонентний формат чисел з двома знаками після коми
 <Ctrl+Shift+#>  Формат дат із зазначенням дня, місяця і року
 <Ctrl+Shift+@>  Формат дат з відображенням годин і хвилин
 <Ctrl+Shift+!>  Числовий формат з двома знаками після коми, роздільником розрядів і дефісом для від'ємних значень