Деякі способи введення даних

Можна спростити і прискорити процес введення даних в робочий лист Excel, якщо використовувати описані нижче способи і можливості. Також будуть корисні поради, які допоможуть зробити процедуру введення даних більш ефективною.

Куди переміщається табличний курсор після введення даних

За замовчуванням натискання клавіші <Enter> після введення даних в комірку може автоматично переміщати табличний курсор в наступну комірку. Одних користувачів ця можливість дратує, а іншим вона подобається. Для того щоб змінити цю установку, виберіть команду Файл -> Параметры  і клацніть на вкладці Дополнительно (рис. 2.4). Опція, керуюча описаною можливістю, називається Переход к другой ячейке после нажатия клавиши <Enter>. Тут же можна вказати напрямок, в якому буде переміщатися табличний курсор після введення даних (вниз, вліво, вправо або вгору). Ваш вибір цілком залежить від ваших персональних переваг.

Використання замість клавіші <Enter> клавіш управління курсором

Ми вже згадували про те, що для завершення введення даних в комірку потрібно використовувати клавішу <Enter>. Однак це тільки один із способів. Замість <Enter> можна використовувати будь-які клавіші управління курсором, в результаті чого табличний курсор буде переміщатися в зазначеному напрямку. Наприклад, якщо ви вводите дані, які повинні розташовуватися в рядку, то, щоб завершити введення, краще натиснути клавішу <-->>, а не <Enter>. Інші клавіші управління працюють так само, тобто для завершення введення можна навіть використовувати клавіші <PgUp> і <PgDn>.

Виділення комірок перед введенням даних

Ось один із прийомів, про який більшість користувачів Excel не знають. Якщо заздалегідь виділити діапазон комірок, то при натисканні клавіші <Enter> Excel автоматично перемістить табличний курсор в наступну комірку. Якщо виділена область включає декілька рядків, то Excel буде переміщати табличний курсор вниз по стовпцях. Після того як табличний курсор виявиться в останній комірці поточного стовпця, він переміститься у верхню комірку у наступній колонці. Для того щоб пропустити поточну комірку, натисніть клавішу <Enter>. Щоб повернутися до попередньої комірки, натисніть комбінацію клавіш <Shift + Enter>.

Якщо ви віддаєте перевагу вводити дані по рядках, а не по одному стовпчику, використовуйте замість <Enter> клавішу <ТаЬ>.

 

Рис. 2.4. Тут задається напрямок переміщення табличного курсора після введення даних

Використання комбінації клавіш <Ctrl + Enter> для введення повторюваної інформації

Якщо виникає необхідність ввести одні й ті ж дані в кілька комірок, то, як правило, більшість користувачів виконують це у такий спосіб: вводять дані в одну клітинку, а потім копіюють їх в усі інші комірки. Однак існує більш зручний спосіб: виділіть всі комірки, які потрібно заповнити даними, введіть числове значення, текст або формулу, а потім натисніть <Ctrl + Enter>. В результаті одні й ті ж дані будуть введені в кожну клітинку виділеної області.

Автоматичне призначення десяткових ком

Цей спосіб введення чисел зацікавить тих, кому доводиться вводити безліч чисел з фіксованим числом десяткових розрядів. Виберіть команду Файл -> Параметры і клацніть на вкладці Дополнительно. Встановіть прапорець Автоматическая вставка десятичной запятой і переконайтеся в тому, що в поле Число знаков после запятой  встановлено потрібне число десяткових розрядів після коми.

Якщо описувана опція активізована, то Excel автоматично розставить десяткові коми. Наприклад, якщо ввести в клітинку 12 345, то програма буде інтерпретувати це число як 123,45 (десяткову кому вона додасть автоматично). Щоб повернутися до початкового режиму, зніміть прапорець з цієї опції в діалоговому вікні Параметры Excel.

Установка або скасування даної опції не впливає на раніше введені числа.

Увага

Цей режим введення даних поширюється на всі листи робочої книги, а не тільки на виділений діапазон комірок. Якщо ви забули, що включений цей режим, то можете ввести неправильні дані.