Робота з рядками і стовпцями

У цій статті описані деякі операції, які можна виконувати над рядками і стовпцями. Нагадаємо, що в кожному робочому листі міститься 1048576 рядків і 16384 стовпці.

Вставка рядків і стовпців

Хоча кількість рядків і стовпців в робочому аркуші фіксована, проте, їх можна вставляти і видаляти. Ці дії не впливають на загальну кількість рядків і стовпців. Наприклад, вставка нового рядка призводить лише до зміщення інших рядків вниз. Останній рядок, якщо він порожній, видаляється з робочої таблиці. Вставка нового стовпчика приводить до зрушення стовпців вправо, а останній рядок просто видаляється (якщо він порожній).

Рис. 3.11. Повідомлення програми про те, що не можна додати в робочий лист новий рядок або стовпець

Щоб вставити новий рядок або рядки, скористайтеся одним з наступних методів.

• Виділіть весь рядок або кілька рядків, клацнувши і перетягнувши курсор миші за відповідними номерами рядків, які розташовані на межі робочого листа. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть з контекстного меню команду Вставить.
• Перемістіть табличний курсор на рядок, перед яким потрібно вставити новий, і виберіть команду Главная –> Ячейки –> Вставить –> Вставить строки на лист. Якщо ви виділите кілька комірок в стовпці, то Excel вставить стільки ж рядків, скільки виділено комірок в стовпці.

Вставка нового стовпця або декількох стовпців виконується аналогічно, тільки для цього використовується команда Главная –> Ячейки –> Вставить -> Вставить столбцы на лист.

Крім того, можна вставляти не тільки рядки і стовпці, а й окремі комірки. Виділіть область, в яку ви хочете додати нові комірки, і виберіть команду Главная –> Ячейки –> Вставить –> Вставить ячейки (або клацніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню елемент Вставить). Щоб вставити кілька комірок, можна змістити інші комірки вправо або вниз. Excel відкриває діалогове вікно, яке показано на рис. 3.12. У цьому вікні потрібно вказати, в якому напрямку слід змістити комірки.

Рис. 3.12. При вставці нових комірок програмі потрібно вказати, в якому напрямку зміщувати старі комірки, щоб звільнити місце

Видалення рядків та стовпців

Іноді виникає необхідність в тому, щоб видалити рядки або стовпці. Наприклад, робочий лист може містити застарілі дані, які потрібно видалити з робочого листа. Щоб видалити рядок або кілька рядків, скористайтеся одним з наступних методів.

Виділіть весь рядок або кілька рядків, клацнувши і перетягнувши курсор миші за відповідними номерами рядків, які знаходяться на межі листа. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть з контекстного меню команду Удалить.

Помістіть табличний курсор на рядок, який ви хочете видалити, і виберіть команду Главная –> Ячейки –> Удалить –> Удалить строки с листа. Якщо ви виділите кілька комірок в стовпці, Excel видалить всі відповідні рядки.

Видалення стовпців виконується точно так же. Якщо ви помилково видалите не той рядок або стовпець, то для скасування цієї дії виберіть команду Отменить на панелі швидкого доступу або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>.

Приховування рядків і стовпців

Excel дозволяє приховувати рядки і стовпці. Це може знадобитися в тих випадках, якщо ви хочете, щоб інші користувачі не бачили якоїсь інформації. Крім того, можливість приховування частини даних може знадобитися, наприклад, при друку підсумкового звіту, в якому не потрібно наводити всі наявні дані.

Щоб приховати рядки (або стовпці), виділіть їх і клацніть правою кнопкою миші на заголовках цих рядків (стовпців). У контекстному меню виберіть команду Скрыть.

Після виділення рядків (стовпців) для їх приховування також можна скористатися командою Главная –> Ячейки –> Формат -> Скрыть или отобразить –> Скрыть строки (Скрыть столбцы).

Прихований рядок має висоту, рівну 0, а прихований стовпець - ширину, рівну 0. Коли ви за допомогою відповідних клавіш переміщаєте табличний курсор, комірки в прихованих рядках або стовпцях пропускаються. Іншими словами, за допомогою клавіш управління курсором неможна потрапити в комірки прихованого рядка або стовпця.

Повернення на екран прихованого рядка або стовпця може зажадати від вас деякої спритності, оскільки дуже важко виділити рядок або стовпець, які приховані. Для цього виділіть спочатку рядки або стовпці, прилеглі до прихованої рядка або стовпця (виділіть хоча б по одному рядку або стовпцю по обидва боки), потім клацніть правою кнопкою миші на заголовках цих рядків (стовпців) і в контекстному меню виберіть команду Отобразить. Наприклад, якщо стовпець G прихований, виберіть стовпці F і Н.

Можна також використовувати команду Главная –> Найти и выделить –> Перейти (або її клавіатурний еквівалент - клавішу <F5>) для активізації комірки в прихованій рядку або стовпці.

Наприклад, якщо стовпець А прихований, натисніть клавішу <F5> і вкажіть адресу комірки А1 (або будь-яку іншу комірку в стовпці А). В результаті табличний курсор переміститься в прихований стовпець. Після цього для скасування приховування стовпчика виберіть команду Главная –> Ячейки –> Формат –> Скрыть или отобразить –> Отобразить столбцы.

Зміна ширини стовпців і висоти рядків

Зазвичай Excel автоматично підбирає таку ширину стовпців і висоту рядків, щоб найкращим чином відобразити введені дані. Однак часто виникає необхідність в ручному налаштуванні ширини стовпців або висоти рядків. Наприклад, якщо в одній комірці введено багато тексту, а вам потрібно відобразити на екрані більшу кількість стовпців, то можна зменшити ширину стовпця так, щоб в таблиці відображалося лише початок цього тексту, або якщо ви хочете збільшити висоту рядка, в якому розташовані заголовки стовпців, щоб відокремити їх від інших табличних даних.

В Excel передбачено кілька способів зміни ширини стовпців і висоти рядків. Ширина стовпчика вимірюється числом символів, які поміщаються в комірку. За замовчуванням ширина стовпчика дорівнює 8,43 символу, що еквівалентно 64 пікселям.

Існує кілька способів зміни ширини одного або декількох стовпців. Перш ніж це зробити, виділіть ті стовпці, для яких ви хочете встановити однакову ширину. Щоб виділити декілька стовпців, клацніть і перетягування по заголовкам стовпців. Є й інший спосіб - клацніть на заголовках потрібних стовпців, утримуючи клавішу <Ctrl>. Якщо ви хочете виділити всі стовпці, клацніть на кнопці Выделить все, що знаходиться в лівому верхньому кутку рамки робочого листа. Після виділення стовпців виконайте одну з таких дій.

• Перетягніть мишею праву межу одного з виділених стовпців.
• Виберіть команду Главная –> Ячейки –> Формат –> Ширина столбца і введіть потрібне значення в поле Ширина столбца однойменного діалогового вікна.
• Виберіть команду Главная –> Ячейки –> Формат –> Автоподбор ширины столбца. Ширина виділених стовпців зміниться так, щоб вміст усіх комірок повністю відображався на екрані.
• Двічі клацніть на правій межі стовпця, щоб автоматично встановити його ширину відповідно до найдовшого елементу.

Зміна висоти рядків

Висота рядків вимірюється в пунктах (стандартна одиниця вимірювання, прийнята у видавничій справі: 72 пункти рівні 1 дюйму, або 2,54 см). Задана за замовчуванням висота дорівнює 15 пунктам, або 20 пікселям.

Висота рядків за замовчуванням залежить від шрифту, який використовується в стилі Обычный.

Крім того, програма автоматично регулює висоту рядка так, щоб вона вміщала найбільший шрифт в рядку. Тому, якщо ви збільшите розмір шрифту в комірці, скажімо, до 20 пунктів, Excel зробить рядок вище, щоб було видно весь текст. Ви можете встановити висоту рядка самостійно за допомогою будь-якого з наведених нижче методів (як і у випадку зі стовпцями, можна виділяти відразу кілька рядків).

• Перетягніть мишею нижню межу рядка.
• Виберіть команду Главная –> Ячейки –> Формат –> Высота строки і введіть значення (в пунктах) в поле Высота строки однойменного діалогового вікна.
• Двічі клацніть на нижній межі рядка, щоб автоматично встановити висоту рядка відповідно до найбільшого шрифту, що знаходяться в цьому рядку.
• Дія команди Главная –> Ячейки –> Формат -> Автоподбор высоты строки аналогічна.

Для створення інтервалів між рядками краще змінити їх висоту, ніж вставляти порожні рядки між ними.